2019-08-29

Älykäs toimisto tekee päivästäni sujuvamman

Vaikka rekrytointi on mitä ihmiskeskeisin ammatti, tässäkin ammatissa tietotekniikka parantaa merkittävästi työpäiväkokemusta. Paljon on muuttunut niistä päivistä, kun työpaikkailmoitukset julkaistiin lehdissä, työhakemukset toimitettiin postitse ja neukkarivaraukset kirjoitettiin huoneen oven vieressä olevaan paperilistaan.

Taru Paukkula Manager, People and Culture

Työpäiväni käynnistyy, kun avaan läppärin ja tarkistan päivän aikataulun samalla kun tarvitsemani sovellukset aukeavat automaattisesti.

Päivän ensimmäinen tapaaminen on työhaastatteluun saapuneen henkilön kanssa. Kättelen hänet ja tarjoan kahvia sekä tarkistan vielä kerran kokousaulan sähköiseltä näytöltä varaamani neuvotteluhuoneen nimen. Vahvistan saapumiseni huoneen ulkopuolella olevasta ovenpielinäytöstä. Mikäli kuittaus sattuisi vierasta vastaanottaessa unohtumaan, voisin luottaa siihen, että älykäs järjestelmä kyllä muistuttaisi minua hetken kuluttua asiasta.

Jos tapaaminen olisi jostain syystä peruuntunut enkä olisi muistanut peruuttaa varausta, ilman kuittausta tila vapautuisi automaattisesti muiden käytettäväksi kymmenen minuutin varoajan jälkeen. Neuvotteluhuone on tyhjä, joten valot syttyvät automaattisesti, kun astumme sisään.

Haastattelemallani henkilöllä on paljon kysyttävää Ateasta, joten otan avukseni tietokoneeseen langattomasti yhdistyvän suuren näytön sekä avaan Atean organisaatiota digitaalisen fläppitaulun avulla. Paperiversioon verrattuna sähköisen taulun käyttö säästää hermoja, kun ei koskaan tarvitse metsästää toimivia tusseja. Valmiin piirroksen voin tallentaa myöhempää käyttöä varten, lähettää vieraalleni tai poistaa pysyvästi napin painalluksella.

Voisin jatkaa haastateltavan kanssa keskustelua pidempäänkin, mutta kännykkäni muistuttaa minua seuraavasta palaverista yhteistyökumppanin kanssa ja ohjaa oikeaan tilaan. Olen ainoa osallistuja täällä Vantaalla, mutta turkulainen työkaverini Arttu on ystävällisesti varannut videoneuvottelutilan myös Vantaan toimistolta kokousta buukatessaan.

Liityn kokoukseen ja Artun kasvot täyttävät 82-tuumaisen näytön. Sarilla on rytmityöpäivä eli hän osallistuu kokoukseen kotoa käsin. Markku on junassa matkalla toiseen tapaamiseen ja osallistuu kokoukseen tabletilla, yhteistyökumppanimme taas on Tampereella. Yhteisen virtuaalisen työtilan kautta pääsemme kuitenkin kaikki käsiksi samaan palaveriaineistoon ja työstämme dokumentteja yhdessä kasvokkain, ilman että kenenkään aikaa kuluu matkustamiseen.

Vielä muutama vuosi sitten tapaaminen tarkoitti aina kulkuneuvossa istumista ja ajan tuhlaamista matkustamiseen. Muilla paikkakunnilla työskentelevät kollegat jäivät väistämättä etäisemmiksi, kun pelkän puhelinpalaverin äänen perusteella jäi paljon asioita välittymättä.

Puolessatoista tunnissa olemme päässeet projektissa aimo harppauksen eteenpäin, joten vapautan neuvotteluhuoneen ovenpielinäytöstä etuajassa seuraavalle käyttäjälle.

Tässä vaiheessa päivää nälkä alkaa kurnia jo vatsassa, joten tarkistan kännykkäsovelluksesta lounasravintolan ruokalistan ja jonotilanteen. Halutessani voisin samalla varata seuraavan päivän tapaamiseen tarjoilut, mutta tällä kertaa riittää pelkkä lounas.

Lounaalla muistan, että eräs asia on hoidettava pikimmiten ja koska asia on varsin sensitiivinen, paras tapa hoitaa se on keskustella perinteisesti kasvokkain. Kännykkäsovelluksen avulla paikallistan helposti tarvitsemani kollegan hänen tämänpäiväisestä mobiilityöpisteestänsä. Päätämme etsiä keskustelullemme rauhallisen tilan, joten sovellus etsii sellaisen ja varaa sen meille tunniksi, jotta ehdimme rauhassa keskustella asian selväksi.

Iltapäivän to do -listaa purkaessa voisi vauhti pikkuhiljaa hiipua, etenkin jos ilman hiilidioksidipitoisuus tai lämpötila nousisi liian korkeaksi. Onneksi sensorit mittaavat koko ajan toimiston lämpötilaa ja hiilidioksiditasoa ja automaattinen ilmastointi pitää huolta siitä, että työskentelyolosuhteet säilyvät toimistossa miellyttävinä koko päivän käyttäjämäärästä riippumatta.

Tänään siirryn kuitenkin kotitoimistolle työskentelemään rauhassa, sillä työpäivän päätteeksi minun täytyy olla ajoissa valmiina viemään lapsia harrastuksiin. Kotona työskentelyä varten minun ei tarvitse kantaa mukanani läppäriäni, koska voin kirjautua tarvitsemiini järjestelmiin kotonani olevilla laitteilla. Älykäs pääsynhallinta tunnistaa minut ja käytössäni ovat kaikki tarvitsemani dokumentit ja järjestelmät, aivan kuin toimistollakin.

Maailma on muuttunut ja digitaalinen työpaikka mahdollistaa aidosti ajasta, paikasta ja työvälineestä riippumattoman työnteon, silloin ja siten, kun se minulle parhaiten sopii. Olen itse oman digitaalisen matkani päähenkilö.